خبرهای امور اداری
بيشتر
آشنايي با امور اداري دانشگاه


   مدیریت امور اداری در واقع جنبه‌های انسانی سازمان را در بر می‌گیرد، زیرا انسان عامل مهمی در نیل به اهداف سازمان و مدیریت به شمار می‌رود. تحقیقات امروزی بیانگر این واقعیت است كه رابطه نزدیكی بین نحوه مدیریت منابع انسانی و امكان نیل به اهداف سازمانی وجود دارد، از این روست كه این مدیریت امروزه به منزله یكی از شریان‌های مهم و حیاتی هر سازمانی محسوب می‌گردد. مدیریت منابع انسانی، تخصص ویژه‌ای است كه كوشش می نماید تا در جهت كسب رضایت كاركنان و تأمین هدف های سازمانی گام برداشته و سیاست‌گذاری نماید.

مدیران منابع انسانی به طور كلی دارای دو نوع وظیفه می‌باشند:
اول: برنامه ریزی، سازمان‌دهی، رهبری، نظارت و هماهنگی در واحد تحت نظارت خود و اجرای عملیات تاكتیكی.
دوم: وظایف اختصاصی یعنی انجام كلیه‌ی عملیات لازم جهت استخدام، در زمان اشتغال و هنگام بازنشستگی تا پایان عمر یك نیرو.
   مدیریت امور اداری سازمان در راستای تحقق اهداف سازمانی خود، اهم برنامه‌ریزی‌های خود را بر روی منابع انسانی (ركن اصلی و اساسی سازمان)، اجرای صحیح بخشنامه‌ها، آئین‌نامه‌ها و... در چار چوب مقررات و قانون نموده كه خلاصه‌ای از آن به‌شرح ذیل مرقوم می‌گردد.
   شرح وظایف مدیریت امور اداری :
 
·         رسیدگی و انجام امور مربوط به بررسیهای سازمانی و پیش بینی و تأمین كادر نیروی انسانی مورد نیاز دانشگاه
·         تعیین و تشخیص پستهای سازمانی واحدهای تابعه با همكاری واحدهای ذیربط
·         مراقبت در امر حضور و غیاب كاركنان دانشگاه و طراحی سیستم‌های مكانیزه حضور و غیاب
·         انجام امور استخدامی و صدور احكام كاركنان دانشگاه با رعایت قوانین و مقررات استخدامی
·        صدور حكم استخدامی ، تغییر ضریب حقوق و مزایا ، ارتقاء گروه ، ترفیع و رتبه‌‌‌‌‌ علمی ، انتصاب ، اشتغال ، مأموریت، تعلیق ، بازنشستگی ، موظف و غیره
·       اجرای قوانین و مقررات ، آیین نامه‌ها و دستورالعمل‌های انضباطی مورد عمل و رسیدگی به تخلفات اداری مطابق دستورالعمل مربوطه
·         تهیه آمار كاركنان و انتقال آن به كارتهای كاردكس و كامپیوتری جهت نگهداری و ارائه به مقامات مافوق
·       تهیه و تنظیم و نگهداری حفظ و حراست پرونده‌های استخدامی و تهیه و جمع‌اوری آمار و اطلاعات پرسنلی مورد نیاز واحد‌ها و نیز مایحتاج دانشگاه اعم از لوازم و مواد با رعایت كامل مقررات مالی
·        انجام تداركات لازم جهت تأمین سوخت ، آب و برق حفظ وسائل و تجهیزات مصرف نشدنی دستگاههای تأسیساتی و حرارتی و ارتباطی
·         خرید مایحتاج دانشگاه طبق مقررات قانونی مربوطه
·         تهیه و تنظیم و نگهداری دفاتر كالا و اسناد خرید
·         انبارداری و تهیه و تنظیم دفاتر انبار
·         توزیع و تحویل كالاهای مورد درخواست به واحدها و گروههای متقاضی
·         سفارش امور چاپی مطابق مقررات موضوعه
·        نگهداری و تعمیر و حفظ و حراست ساختمان و تأسیسات ، تجهیزات و وسائل و سایر لوازم غیر مصرفی و انجام دادن اقدامات احتیاطی اولیه در موقع بروز حوادث
·         انجام سایر امور مرتبط

   برای انجام امور فوق و بهینه سازی و استفاده از حداكثر بهره وری در دانشگاه تمام سعی و تلاش خود را معطوف به شعار ریاست محترم دانشگاه در اولین روز نشست با همكاران یعنی تحقق كرامت والای انسانی در دانشگاه مصروف خواهیم داشت كه زیر بنای سایر امور می باشد و خوشبختانه با ایجاد طرح مودت یك گام به این هدف بزرگ كه رسالت پیامبر عظیم الشان است و با سال نام گذاری آن ستوده خلقت تقارن دارد برداشته ایم
 
 
 
 
 
 
 
مدیریت اداری پشتیبانی  كننده واحد در زمینه های اداری خدمات و تداركات است كه در زمینه های زیر فعالیت دارد :
1- كارگزینی كاركنان :
 این بخش كلیه اقدامات مدیریت منابع انسانی شامل تامین و سازماندهی و انتصاب نیروی انسانی , آموزش و پرورش نیروی انسانی , ترفیعات , جابجاییها, مرخصی , ماموریت , بركناری از خدمات , بازنشستگی , برقراری حقوق و مزایای كاركنان  غیر هیئت علمی , بایگانی اسناد و مدارك را انجام میدهد.
2- تداركات واحد :
 این بخش كلیه اقدامات مربوط به تهیه نیازمندیها  اعم از كالا و خدمات نگهداری و مدیریت انبارها و واگذری اجناس مورد نیاز به بخش های مختلف دانشگاه را زیر نظر مدیر اداری و با هماهنگی مدیر مالی به انجام میرساند.
3- بخش خدمات :
 
این بخش كلیه كارهای خدماتی واحد از قبیل انتظامات , نگهداری فضای سبز , ترابری افراد/اشیاء , نظارت محوطه و ساختمانها را زیر نظر مدیر اداری به انجام می رساند.
 
 

خلاصه و ظایفی كه اداره كارگزینی با هماهنگی مدیر محترم امور اداری انجام میدهد بشرح زیر می باشد.
1 ـ تهیه و تنظیم و صدور كارت حضور و غیاب كاركنان بصورت كامپیوتری
2 ـ محاسبه و صدور حكم افزایش حقوق و سنوات سالانه كاركنان
3 ـ محاسبه و صدور احكام حق فنی ، حق جذب ، تخصصی مالی كاركنان
4 ـ صدور احكام حق تأهل ، اولاد و فوق العاده ویژه كاركنان
5 ـ صدور حكم مأموریت و محاسبه و اقدام در مورد پرداخت فوق العاده مأموریت كاركنان بر اساس ضوابط
6ـ صدور حكم ارتقاء گروه كاركنان برحسب مدرك تحصیلی و شرایط احراز
7 ـ بررسی حضور و غیاب كاركنان و تنظیم لیست كاركرد ماهانه آنان بمنظور پرداخت حقوق ، اضافه كار ، ایاب ذهاب در هر ماه
8 ـ صدور حكم انتصاب كاركنان و اقلام در مورد پرداخت حق سرپرستی و حق مسئولیت آنان طبق دستور و رعایت ضوابط
9 ـ محاسبه كارت حضور و غیاب كاركنان ساعتی و تنظیم لیست آنان بمنظور پرداخت حق الزحمه
10 ـ رسیدگی و اعلام ایام بیماری كاركنان به سازمان تأمین اجتماعی جهت دریافت حقوق ایام بیماری .
11 ـ اقدام در مورد انتقال كاركنان متقاضی به سایر واحدها و صدور تسویه حساب و ارسال پرونده آنان  پس از طی مراحل قانونی
12 ـ اقدام در مورد پرداخت كمك هزینه ازدواج و نوزاد كاركنان
13 ـ اقدام در مورد صدور گواهی اشتغال كاركنان به مراجع ذیربط بر حسب تقاضای آنان. براساس بخشنامه سازمان مركزی
14 ـ اقدام در مورد اجرای تصمیمات كمیته تخلفات اداری كاركنان برحسب مورد ( انتقال ـ اخراج ـ جابجائی)
15 ـ اقدام در مورد صدور تسویه حساب پرسنل متوفی ـ اخراجی ـ بازنشسته و صدور حكم خروج از خدمت
16 ـ اقدام در مورد تهیه و تنظیم لیست اسامی كاركنان واجد شرایط جهت دریافت بن شش ماهه و غیره .
17 ـ اقدام در مورد تهیه و تنظیم لیست اسامی كاركنان واجد شرایط جهت در یافت لباس كار سالانه
18 ـ اقدام در مورد تهیه و تنظیم لیست اسامی كاركنان واجد شرایط پس از تائید معاونت مربوطه و ریاست واحدجهت در یافت كارائی.
19 ـ ثبت مرخصی استفاده شده كاركنان ( ساعتی ـ روزانه ) و مرخصی استعلاجی آنان در كارتكس مربوطه
20 ـ محاسبه مرخصی استفاده شده كاركنان در پایان هر سال با كسر مرخصی استحقاقی سالانه و انتقال مانده به كارتكس سال بعد.
21 ـ صدور حكم كاهش حق مسكن كاركنانیكه از وام خرید مسكن بهره مند میگردند.
22 ـ اقدام لازم در مورد تشكیل پرونده كاركنان و اعضاء هیأت علمی بمنظور استفاده از طرح بیمه مازاد دانشگاه    آزاد اسلامی
23- اقدام به صدور گواهی حقوق جهت كاركنان برای ضمانت وام بانكی حداكثر چهار مورد درسال
24- اقدام به خلاصه نویسی پرونده ها - بایگانی مكاتبات و دستورالعمل های سازمان مركزی 
 
 
مدير امور اداري
اطلاعیه‌های امور اداری
بيشتر